Zakelijke kilometers declareren bij je werkgever
Rij je zakelijk met je eigen auto? Carstats houdt je zakelijke ritten bij en maakt er met een paar klikken een kilometerdeclaratie van: een pdf met je ritten, de kilometers en het bedrag, klaar om in te leveren.
- Zakelijk en privé gescheiden
- Declaratie als pdf
- Nooit dubbel declareren
Zakelijke kilometers bijhouden
Je registreert elke rit met datum, vertrek, bestemming en afstand, en kiest of hij zakelijk of privé is. Zo verzamel je gedurende het jaar vanzelf alle zakelijke kilometers die je kunt declareren.
-
Afstand uit de route
Zoek vertrek en bestemming op de kaart; Carstats vult afstand en reistijd uit de route in. Zelf invullen kan ook.
-
Vaste adressen
Kantoor, klanten of een vestiging bewaar je in je adresboek, zodat je ze bij de volgende rit alleen hoeft te kiezen.
-
Dupliceren en terugrit
Rij je vaak dezelfde route? Dupliceer een rit of registreer met één klik de terugrit.
Van rit naar kilometerdeclaratie
Vier stappen van de rit die je reed tot de declaratie die je bij je werkgever inlevert.
-
Rit registreren
Na je zakelijke rit leg je vertrek, bestemming en afstand vast, op je telefoon of computer.
-
Zakelijk markeren
Kies bij de rit Zakelijk. Alleen zakelijke ritten kun je later declareren.
-
Periode kiezen
Filter het rittenoverzicht op jaar en op Zakelijk, en vink de ritten aan die je wilt declareren, bijvoorbeeld die van één maand.
-
Declaratie maken
Klik op Declareren: je krijgt de kilometerdeclaratie als pdf, klaar om in te leveren.
Kilometervergoeding 2026
Kilometervergoeding 2026: maximaal € 0,25 per km onbelast
Een werkgever mag in 2026 maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden voor reizen met eigen vervoer, zoals je eigen auto. Dat was € 0,23 in 2025. De verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.
Bron: Belastingdienst: Verhoging onbelaste kilometervergoeding
-
Een maximum, geen verplichting
€ 0,25 per km is het fiscale maximum dat onbelast vergoed kan worden. Het betekent niet dat iedere werkgever dat bedrag betaalt.
-
Wat jij krijgt, staat in je afspraken
Hoeveel je werkelijk per kilometer declareert, hangt af van je werkgever, je arbeidsvoorwaarden of je cao.
-
Je eigen tarief in Carstats
Vul in je instellingen het bedrag in dat je werkgever vergoedt. Carstats rekent je declaratie met dat tarief.
Wat staat er in een kilometerdeclaratie?
De declaratie die Carstats maakt, is een pdf van één A4 of meer, met:
-
Je auto
Een kaart met de gegevens van de auto waarmee je reed, zoals kenteken, merk en model.
-
Je zakelijke ritten
Per rit de datum, van, naar, het aantal kilometers en het bedrag, met de totalen onderaan en de kilometervergoeding per km.
-
Akkoord
Ruimte voor akkoord van de werknemer, met je naam, en van de werkgever, voor naam en handtekening.
Je declaratie voor je werkgever
Carstats verstuurt niets naar je werkgever: je downloadt de pdf en levert hem in zoals jouw werkgever dat vraagt, bijvoorbeeld per mail, als bijlage in een declaratiesysteem of geprint en ondertekend.
-
Gedeclareerd is vastgelegd
Een gedeclareerde rit krijgt een vinkje en kun je niet meer wijzigen of verwijderen. Je declareert hem dus nooit twee keer.
-
Alle declaraties terug te vinden
Je eerdere declaraties staan bij je rapporten, met het aantal ritten, kilometers en het bedrag. Download ze opnieuw wanneer je wilt.
-
Tarief per declaratie
Het tarief per km wordt bij elke declaratie bewaard. Verandert je vergoeding, dan blijven oudere declaraties kloppen.
Zakelijke en privéritten gescheiden houden
Elke rit is zakelijk of privé. In het rittenoverzicht filter je op één van beide, en alleen zakelijke ritten kun je aanvinken voor een declaratie. Zo komt er geen privérit op je declaratie terecht.
Rij je in een auto van de zaak en wil je aantonen dat je niet meer dan 500 privékilometers rijdt? Dat is een andere vraag: zie rittenregistratie.
Declaraties naast je andere rapporten
Kilometerdeclaraties staan tussen de andere pdf-rapporten van Carstats, in een eigen categorie en te filteren op jaar. Daar vind je ook het rittenrapport en, voor je eigen administratie, je totale autokosten. Lees meer over rapportages en over autokosten bijhouden.
Goed om te weten
Hoe kan ik zakelijke kilometers declareren bij mijn werkgever?
Registreer je ritten in Carstats en markeer ze als zakelijk. In het rittenoverzicht vink je de zakelijke ritten aan die je wilt declareren en klik je op Declareren. Carstats maakt er een kilometerdeclaratie als pdf van, met per rit datum, van, naar, kilometers en bedrag, en een blok voor akkoord van jou en je werkgever. Die pdf lever je in zoals je werkgever dat vraagt.
Wat is de kilometervergoeding in 2026?
In 2026 mag een werkgever maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer met eigen vervoer. De verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.
Hoeveel mag mijn werkgever belastingvrij per kilometer vergoeden?
In 2026 is dat maximaal € 0,25 per kilometer. Vergoedt je werkgever meer, dan is het deel daarboven belast loon.
Moet mijn werkgever € 0,25 per kilometer betalen?
Nee. € 0,25 is het maximum dat onbelast vergoed mag worden, geen verplicht bedrag. Hoeveel je werkgever werkelijk vergoedt, hangt af van je arbeidsvoorwaarden of cao. Dat kan minder zijn, of niets.
Welke gegevens heb ik nodig voor een kilometerdeclaratie?
Per zakelijke rit de datum, het vertrekadres, de bestemming en het aantal kilometers. Met de vergoeding per kilometer rekent Carstats het bedrag per rit en het totaal uit. Vraagt je werkgever meer, zoals begin- en eindstand, dan registreer je die ook bij de rit; de declaratie-pdf zelf toont ze niet.
Hoe houd ik zakelijke kilometers met mijn eigen auto bij?
Voeg je auto toe en registreer elke rit met vertrek, bestemming en afstand, of laat de afstand berekenen uit de route op de kaart. Kies bij elke rit Zakelijk of Privé. Adressen die je vaak gebruikt, zoals kantoor of een klant, bewaar je in je adresboek.
Kan ik van mijn zakelijke ritten een declaratie maken?
Ja. Alleen zakelijke ritten die nog niet gedeclareerd zijn kun je aanvinken. Een gedeclareerde rit is daarna gemarkeerd en kan niet meer gewijzigd of verwijderd worden, zodat je niets dubbel declareert.
Welk bedrag per kilometer rekent Carstats?
Het tarief uit je instellingen (Kilometervergoeding). Staat daar niets, dan rekent Carstats € 0,25 per km. Vul het bedrag in dat je werkgever vergoedt; het wordt bij elke declaratie vastgelegd.
Is Carstats gratis?
Ja. Je maakt een gratis account aan zonder proefperiode of betaalgegevens, voegt je auto toe en begint met registreren.
Meer van Carstats: rittenregistratie, brandstofkosten berekenen en de autokostencalculator.
Houd je zakelijke kilometers bij.
Maak een gratis account aan, registreer je zakelijke ritten en declareer ze met een paar klikken.
Gratis · Geen proefperiode · Geen betaalgegevens nodig